برای موفقیت در ارائه طرح پیشنهادی به تأمین‌کنندگان مالی، کیفیت طرح همواره مهم‌تر از تعداد طرح‌های پیشنهادی ارائه‌شده، است. پیش از ارائه هر پیشنهادی، باید مطمئن شوید که در اجرای طرح‌هایی که ارائه می‌دهید، با کمبود بودجه مواجه نخواهیدشد و امکان اشتباه و خدشه‌دار شدن اعتبار شما در میان سرمایه‌گذاران، در کم‌ترین سطح ممکن قرار دارد. این مقاله به شما کمک می‌کند تا:

• مطمئن‌شوید که معیارهای حداقلی شما، در هنگام ارائه هر پیشنهاد، جهت تأمین منابع مالی، برآورده می‌شود.
• منافع شما از تأمین منابع مالی، از هزینه‌ای که لازم است در این راستا بپردازید، بیشتر خواهدبود
• و طرح پیشنهادی شما، بهترین راه استفاده از منابعی که در اختیار دارید را، مشخص می‌سازد.

معیارهای اولیه جهت ارائه طرح پیشنهادی برای تأمین مالی

• اهداف خیریه: این پیشنهادها، باید به‌طور دقیق و قابل اثباتی، از اهداف خیریه شما پشتیبانی کنند.
• ارزیابی موشکافانه: به‌یادداشته‌باشید که نمی‌توانید با هیچ سازمان، فرد یا انجمنی به توافق برسید، مگر این‌که دیدگاه‌ها یا فعالیت‌های آن‌ها با اهداف و ارزش‌های ما هم‌راستا باشد و اعتبارتان را خدشه‌دار نسازد.
• قانونی‌بودن: طرح پیشنهادی باید با همه الزامات قانونی و سیاست‌های سازمان شما، مطابقت داشته‌باشد.
• میزان پذیرش ریسک: دقت کنید که سطح ریسک طرح پیشنهادی که ارائه می‌دهید، چه از نظر چارچوب‌های مالی و چه در سایر زمینه‌های دیگر، نظیر شهرت و اعتبار، در سطح قابل‌قبولی باشد.

منافع تدوین پروپوزال جهت تأمین مالی

• منافع مرتبط با اهداف تجاری استراتژیک: به‌‌عنوان بخشی از منافع  شما در ارائه پروپوزال، به این معنی است که ارزش‌های شما، در راستای دست‌یابی به استراتژی و اهداف مربوط به برنامه کسب‌وکار، باید به‌عنوان یک ملاحظه کلیدی، مد نظر قرار گیرد.
• منافع مالی. بدیهی است که میزان منابع، فارغ از این‌که این منابع دارای نیت خاص و یا بدون محدودیت باشند، در ایجاد تنوع در جریان درآمدی شما، اهمیت بسزایی دارد.
• سایر منافع. خوب است از خود بپرسید که آیا اجرای این طرح، شما را در ارائه خدمات متنوع‌تر، توسعه مهارت‌ها/ظرفیت‌های تازه و به‌اشتراک‌گذاری یک الگوی خوب در بهبود فعالیت‌های رسانه‌ای سازمان، یاری خواهدکرد؟

هزینه‌هایی که در تدوین پروپوزال باید در نظر گرفته‌شود

• هزینه‌های مالیاتی: تمامی هزینه‌های مرتبط با طرح پیشنهادی را، دربرمی‌گیرد، که هزینه برگزاری رویدادها، تهیه گزارش‌ها، سفرها، تأمین هزینه کارمندان و هزینه سربار، از آن جمله است. اما ممکن است مزایای غیرمالی آن‌قدر زیاد باشد که اجرای طرح، با وجود زیان‌های احتمالی، ارزشمند تلقی شود.

با این حال در چنین شرایطی، ضروری است که پیامدهای طرح بر روی بودجه/جریان درآمدی، ارزیابی شده و قابل مدیریت باشد و کمبودهای موجود در این زمینه، به‌طور کامل به‌وسیله درآمدهای حاصل از منابع دیگر، پوشش داده‌شود.

• احتیاط لازم را در تخمین هزینه‌ها به‌کار ببندید. در هنگام برآورد هزینه‌ها، هر کجا به شیوه‌ای تخمینی عمل می‌کنید، باید محتاط باشید و مفروضاتی اصولی، شفاف و موجه را، در این زمینه مدنظر قرار دهید.
• طرح‌هایی با افق چندساله. در روند فعالیت یک سازمان، ممکن است طرح‌هایی پیشنهاد شود که طی چند سال قابل اجرا باشد. بنابراین لازم است که هزینه‌های اولیه خرید/راه‌اندازی مانند پیاده‌سازی تجهیزات را، که تنها در سال اول تأسیس سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد، از هزینه‌های جاری مربوط به افزایش حقوق و مزایای کارکنان، که سازمان تحت نظارت شما احتمالاً همه‌ساله متحمل خواهد شد، جدا کنید.

هزینه‌های غیرمالی:  اجرای هر پروژه، به این معناست که کارکنان و منابع مدیریتی به یکدیگر متعهدند، بنابراین همواره پرسیدن این پرسش، بسیار حائز اهمیت است که آیا این بهترین راه ممکن برای استفاده منابع موجود هست یا نه؟ هم‌چنین در آماده‌سازی و ارائه یک طرح پیشنهادی/مناقصه بزرگ،  هزینه واقعی، باید  بر حسب زمان‌بندی، در نظر گرفته‌شود و ممکن است تعهدات قابل توجهی در زمینه گزارش‌دهی مورد نیاز باشد که، به‌خصوص در شرایطی که احتمال موفقیت طرح پیشنهادی کم است، باید مد نظر قرار گیرد.

نحوه بهبود پیشنهادهای تأمین مالی

• ارتباطات: مطمئن شوید که پیشنهاد شما مختصر و مفید بوده، با همه ملزومات مطابقت دارد، بر نتایج موردنظر سرمایه‌گذار متمرکز است و به زبانی مشترک با سرمایه‌گذار ارائه می‌گردد.
• قدرت نفوذ: در ارزیابی این زمینه باید به این پرسش پاسخ داده‌شود که یک پروژه چگونه می‌تواند به‌طور بالقوه در سایر زمینه‌ها، مفید واقع شود؟
  • مثلاً در به‌اشتراک‌گذاری آموخته‌ها، بازاریابی یا افزایش سرمایه، تأثیرگذار باشد.
  • آیا این طرح می‌تواند منافع خارجی مثل فرصت به‌اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌های عملیاتی با سایر سازمان‌ها را نیز به‌دنبال داشته‌باشد؟
• اجرا: پیش از گرفتن تصمیم قطعی برای اجرای طرح پیشنهادیتان، خوب است از خود بپرسید که آیا این کار می‌تواند از راه دیگری، به‌شیوه‌ای مؤثرتر، ارائه‌شود؟ به‌عنوان نمونه، هزینه سفر و رفت‌وآمد، می‌تواند از طریق برگزاری جلسات به‌صورت ویدئوکنفرانس یا میزبانی افراد در محل، یا تأمین رایگان منابع پشتیبانی، تحویل مرسولات در محل، استخدام کارکنان با قرارداد ثابت، مشارکت با پیمانکار، برون‌سپاری و مشارکت با سایر سازمان‌ها، کاهش یابد.
• عقد قرارداد: پیش از عقد قرارداد، خوب است از خود بپرسید که آیا پس از عقد این قرارداد جهت اجرای پروژه، هزینه‌‌ای برای مناقصه‌ پرداخت کرده‌اید یا از چند نفر از ارائه‌دهندگان  طرح پیشنهادی درخواستی داشته‌اید و آیا برای انجام معامله بهتر، مذاکراتی انجام داده‌اید یا خیر؟
• قیمت و هزینه اجرای پروژه: معمولاً در روند اجرای یک پروژه، اقلام  پرهزینه‌ای وجود دارد که با وجود دارا بودن ارزش افزوده‌، می‌توان آن‌‌ها را حذف کرد یا هزینه ناشی از آن‌ها را، کاهش داد. مثلاً خیلی از اوقات، می‌توان  به‌جای ارائه کتبی گزارش‌ها، آن‌ها را در صفحات وب یا به‌صورت اینفوگرافیک منتشر کرد یا به‌جای کمک‌گرفتن از مشاوران و نهادهای ارائه مشاوره، از متخصصان داخلی/متخصصان داوطلب کمک گرفت.